Problem-solving conference

Teaching conference

Negotiation conference

Open conference

Close conference

Problem-solving conference

Teaching conference

Negotiation conference

Open conference

Informal meeting

Penjelasan, pemecahan masalah, rapat perundingan, dan rapat terbuka

Terbuka, tertutup, vertikal, dan horizontal

Mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan

Terbuka, tertutup, resmi, dan tidak resmi

Rutin, insidental, vertikal, dan horizontal

Problem-solving conference

Teaching conference

Negotiation conference

Open conference

Informal meeting

Problem-solving conference

Teaching conference

Formal meeting

Close conference

Informal meeting

Negotiation conference

Close conference

Open conference

Formal meeting

Informal meeting

Bersifat spontan

Dilaksanakan di lokasi tertentu

Waktu pelaksanaan terencana

Jumlah peserta banyak

Memiliki peraturan ketat

Jangka waktu

Tujuan

Sifat

Frekuensi

Lembaga

Pejabat antarunit organisasi

Staf rumah tangga dan staf keamanan

Pegawai departemen dan nondepartemen

Pegawai dan staf rumah tangga

Atasan dan bawahan

Peserta berpartisipasi penuh dan aktif

Perdebatan didasarkan argumentasi logis

Terdapat bimbingan dan pengawasan dari pimpinan

Pertanyaan singkat dan jelas

Dilaksanakan dalam suasana terbuka

Rapat yang demokratis

Perdebatan didasarkan argumentasi logis

Peserta berpartisipasi penuh dan aktif

Pertanyaan singkat dan jelas

Terdapat bimbingan dan pengawasan dari pimpinan

Pemberi informasi

Pemersatu

Perantara

Pendengar

Inisiatif

Dihormati, telah berpengalaman, dan pandai membaca situasi

Memperjelas pendapat peserta lain yang kurang jelas

Tidak mempunyai sumbangan pikiran dan pendapat

Memprakarsai dimulainya pembahasan dalam rapat

Sering membagikan pengetahuannya dalam rapat

Membakukan format dan isi undangan

Menyiapkan daftar nama peserta rapat yang akan diundang

Menyediakan blangko kosong untuk diisi oleh pemimpin dan pembicara rapat

Memastikan bahwa jumlah surat undangan sesuai dengan jumlah peserta dan tujuan rapat

Memastikan bahwa penulisan nama peserta rapat dalam surat undangan sudah tepat, baik nama lengkap, pangkat, maupun jabatan

Model teater paling cocok diterapkan dalam rapat yang mengharuskan keberadaan referensi tambahan sebagai materi pembahasan dalam waktu yang cukup lama

Ciri khas dari model teater adalah meja yang digunakan memiliki rongga atau ruang kosong di dalamnya

Penataan model teater akan menimbulkan interaksi antar peserta sehingga mereka akan terlibat dalam rapat

Pengaturan model teater ideal diterapkan pada rapat direksi dan komite yang membutuhkan diskusi mendalam

Pengaturan model teater cocok diterapkan pada rapat yang tidak memerlukan aktivitas menulis

Ruangan dilengkapi dengan whiteboard sebagai tempat menulis untuk melengkapi presentasi

Cocok diterapkan pada rapat yang tidak memerlukan interaksi antar peserta

Meja yang digunakan memiliki ruang kosong di dalamnya

Meja yang digunakan umumnya berbentuk persegi panjang

Umumnya diaplikasikan pada rapat direksi dan komite

Flip chart dapat digunakan untuk mencari sumber pendukung lainnya di internet

Makanan dan minuman bermanfaat dalam menjaga konsentrasi peserta selama rapat berlangsung

Bagi pemimpin rapat, keberadaan laptop akan memudahkan mereka dalam mencatat informasi dari para peserta rapat

LCD projector dan sound system yang digunakan dalam rapat umumnya tidak memerlukan peralatan pendukung lainnya

Buku catatan akan memudahkan proses pembuatan bukti atau dokumen yang berisi segala informasi yang dihasilkan dalam suatu rapat

Penentuan anggaran dan pedoman anggaran

Persiapan anggaran dan penghitungan anggaran

Persiapan anggaran dan penentuan pedoman anggaran

Rapat persiapan anggaran dan pemilihan model anggaran

Pemilihan model anggaran dan penentuan pedoman anggaran

Pagu

Daftar

Rencana

Model

Realisasi

Perdebatan yang terjadi harus logis, dalam artian argumentasi yang disampaikan tidak bertujuan menjatuhkan peserta lain

Setiap peserta rapat berpartisipasi dalam menyampaikan pendapat dan membagikan pengetahuan mereka

Peserta rapat harus bersikap terbuka, yaitu bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain

Agenda rapat disusun dengan baik agar peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat

Setiap pertanyaan yang diajukan harus disampaikan secara lengkap, jelas, dan terperinci

Memiliki sifat adil

Terbuka terhadap perubahan

Dihormati oleh banyak orang

Mampu menguasai pembicaraan

Berani mengambil keputusan konvensional

Memastikan agenda rapat dilakukan dengan baik

Memastikan tidak ada peserta yang merasa dirugikan

Mengeluarkan peserta yang memicu perdebatan sengit dalam rapat

Tidak membiarkan peserta bertele-tele dalam menyampaikan pertanyaan

Memberikan arahan kepada peserta yang kesulitan memahami jalannya rapat

Indirect

Direct

Overheard

Reserve

Relay

Alat bukti, pedoman untuk rapat berikutnya, dan alat pengingat untuk peserta rapat

Pedoman organisasi, alat pengingat untuk peserta rapat, dan dokumen rapat

Dokumen rapat, pedoman organisasi, dan sumber informasi untuk peserta rapat

Sumber informasi untuk peserta rapat, alat bukti, dan pedoman organisasi

Alat bukti, pedoman organisasi, dan alat pengingat untuk peserta rapat

Notulis duduk di sebelah pembicara rapat agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal

Diperbolehkan untuk meminta peserta rapat menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis

Mendapatkan dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat setelah rapat dilaksanakan

Sebelum sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat

Apabila rapat berlangsung singkat, beberapa orang dapat ditunjuk sebagai notulis untuk membuat notula

Mempertimbangkan waktu yang diperlukan untuk membahas setiap topik

Menentukan tujuan utama atau tujuan yang ingin dicapai dalam rapat

Meminta informasi dari rekan kerja dalam menyusun agenda rapat

Mencantumkan topik yang paling penting pada urutan pertama

Menyiapkan alur diskusi untuk setiap topik dalam agenda